Archiveren

Een goede manier van archiveren is van essentieel belang voor de organisatie van elke goed lopende onderneming. Indien u het archiveren van uw documenten graag uitbesteedt, staat De Haan Archiefbeheer voor u klaar. Op deze manier kunt u tijd, ruimte en kosten besparen; wij beheren immers uw archief.

Wat moet u laten archiveren?

Wat moet u archiveren als administratieplichtig ondernemer? Hieronder leest u over wat u moet archiveren. Onthoud dat u wettelijk bent verplicht dit 7 jaar te bewaren! Voor meer informatie over het opzetten van een administratie en de eisen kunt u kijken op de Belastingdienst.

• Geldadministratie: kas- en bankboeken.
• Debiteuren- en crediteurenadministratie (inclusief adressen en relatiegegevens), inkoopfacturen en verkoopfacturen, voorraad-, inkoop- en verkoopadministratie (artikelgegevens, omschrijvingen, prijzen).
• Kasbewijzen en dagafschriften van uw bank.
• Memoriaal, journaal, grootboeken. Dit zijn onderdelen van uw financiële administratie, in uw eigen boekhoudpakket of bij de administrateur.
• De fiscaal of juridisch relevante correspondentie (inkomende en uitgaande brieven).
• Overige basisgegevens, zoals opdrachten, bestellingen, kasrollen, planning, gegevens over gebruikte materialen, gewerkte uren, en uitvoering van werkzaamheden. Wat precies ‘basisgegevens’ zijn, verschilt per branche. Vraag het zonodig na bij uw adviseur of administrateur of bij de Belastingdienst.
• De jaarrekening met de balans en de winst- en verliesrekening.
• Uw agenda (bijvoorbeeld ter onderbouwing van een rittenadministratie die u bijhoudt om de bijtelling wegens privégebruik van een auto van de zaak te verantwoorden, of ter onderbouwing van het aantal gewerkte uren of gedeclareerde zakendiners).
• Zakelijke gegevens op computers, inclusief zakcomputers (PDA’s), zoals e-mails en uw elektronische agenda.

Archiefopslag

Uw documenten zijn door middel van een digitaal systeem dat zoekt op barcode in een handomdraai terug te vinden. Onze opslagplaatsen zijn brandveilig en worden 24 uur per dag beveiligd met behulp van sensoren en camera’s. Bij De Haan Archiefbeheer zijn al uw bestanden in goede handen!

Wij gaan op een veilige, betrouwbare en vernieuwende manier om met uw documenten. Wanneer u kiest voor archiveren bij De Haan kiest u voor een hoge mate van flexibiliteit, een no-nonsense mentaliteit en een praktische en zeer persoonlijke begeleiding.

Via het elektronische contactformulier kunt u meer informatie aanvragen over archiveren bij De Haan Archiefbeheer. Natuurlijk kunt u ons ook telefonisch bereiken op 078 – 69 20 333, onze medewerkers staan u graag te woord.