Opslaan archief

Opslaan archief? Ruimte en tijd zijn namelijk twee begrippen waar we allemaal wel wat meer van zouden willen hebben en dat geldt zeker voor archieven. Als u een groeiend bedrijf heeft, kan het voorkomen dat u geen ruimte meer heeft voor het opslaan van uw archief. Een archief groeit dan immers even hard mee, dus wilt uw u archief opslaan. De Haan Archiefbeheer heeft de oplossing voor u als u kampt met ruimtegebrek voor het opslaan van uw archief. Extern opslaan van uw archief resulteert in besparingen op uw huisvestingskosten omdat u meer werkplekken kunt plaatsen in uw huidige huisvesting. De Haan heeft diverse archiefdepots, die 24/7 elektronisch beveiligd zijn.

Wat moet u opslaan van uw archief?

Wat moet u opslaan archief als administratieplichtig ondernemer? Hieronder leest u over wat u moet opslaan archief. Onthoud dat u wettelijk bent verplicht dit 7 jaar te bewaren! Voor meer informatie over het opzetten van een administratie en de eisen daarvan kunt u kijken op de Belastingdienst.

• Geldadministratie: kas- en bankboeken.
• Debiteuren- en crediteurenadministratie (inclusief adressen en relatiegegevens), inkoopfacturen en verkoopfacturen, voorraad-, inkoop- en verkoopadministratie (artikelgegevens, omschrijvingen, prijzen).
• Kasbewijzen en dagafschriften van uw bank.
• Memoriaal, journaal, grootboeken. Dit zijn onderdelen van uw financiële administratie, in uw eigen boekhoudpakket of bij de administrateur.
• De fiscaal of juridisch relevante correspondentie (inkomende en uitgaande brieven).
• Overige basisgegevens, zoals opdrachten, bestellingen, kasrollen, planning, gegevens over gebruikte materialen, gewerkte uren, en uitvoering van werkzaamheden. Wat precies ‘basisgegevens’ zijn, verschilt per branche. Vraag het zonodig na bij uw adviseur of administrateur of bij de Belastingdienst.
• De jaarrekening met de balans en de winst- en verliesrekening.
• Uw agenda (bijvoorbeeld ter onderbouwing van een rittenadministratie die u bijhoudt om de bijtelling wegens privégebruik van een auto van de zaak te verantwoorden, of ter onderbouwing van het aantal gewerkte uren of gedeclareerde zakendiners).
• Zakelijke gegevens op computers, inclusief zakcomputers (PDA’s), zoals e-mails en uw elektronische agenda.

Opslaan archief

Uw archief wordt hier op een veilige en juiste manier bewaard en zal op een efficiënte wijze toegankelijk zijn. De archieven zijn goed bereikbaar en u beslist zelf wie van uw medewerkers toegang tot de archieven krijgt. Mocht u ineens een document uit uw archief nodig hebben en niet in de gelegenheid zijn dit zelf op te halen, dan digitaliseren wij deze meteen voor u via scanning on demand of sturen het naar u toe.

Lijkt de optie tot het extern opslaan van uw archief u wel iets en bent u benieuwd wat de kosten hiervoor zijn? Dan kunt u hier vrijblijvend een offerte aanvragen.